Les diverses techniques de gestion de temps au travail
Face à la multiplication des tâches professionnelles, beaucoup de personnes n’arrivent plus à gérer leur emploi du temps et à être efficace. Dans les lignes qui suivent, vous trouverez des techniques vous permettant de mieux vous organiser et de gérer au mieux votre temps de travail.
La technique Pomodoro
Cette technique de gestion du temps, créée par Francesco Cirillo, fait appel à un minuteur pour diviser votre travail en intervalles de 25 minutes. Chaque intervalle correspond à un Pomodoro. Cette méthode aide les travailleurs à se fixer des objectifs et à les atteindre.
Pour en tirer profit, procédez comme suit :
. Déterminez la tâche que vous voulez accomplir ;
. Réglez le minuteur pour 25 minutes ;
. Démarrez le minuteur et faites la tâche que vous avez prévu de faire ;
. Prenez une pause de cinq minutes ;
. Ensuite, réglez le minuteur pour une autre session de 25 minutes ;
. Répétez le processus quatre fois.
La cinquième fois, vous avez la possibilité de prendre des pauses plus longues qui s’étendent de 20 à 30 minutes entre chaque Pomodoro (session de 25 minutes).
La matrice d’Eisenhower
La hiérarchisation de vos tâches les plus importantes est une compétence importante dans le cadre de la gestion du temps au travail. La matrice d’Eisenhower a été créée par l’ancien président américain lorsqu’il était commandant de l’armée pendant la Seconde Guerre mondiale. De par les diverses responsabilités qui lui incombent et les décisions importantes qu’il devait prendre, cette matrice lui permettait de prioriser, de déléguer et de supprimer certaines tâches en fonction de leur importance et du temps qu’il avait devant lui.
Pour pouvoir tirer profit de la matrice Eisenhower, organisez vos tâches en quatre catégories bien distinctes : les tâches urgentes et projets importants, tâches urgentes et projets importants à faire en premier, les tâches non urgentes et projets à planifier, tâches sans importance à déléguer. En fonction de l’importance des tâches qui se présentent, il sera plus facile pour vous de les hiérarchiser et d’agir en conséquence.
« Mangez cette grenouille »
Brian Tracy a mis au point une technique de gestion de temps appelée « Mangez cette grenouille ». Elle se base sur un principe selon lequel il faut tout d’abord s’atteler aux tâches difficiles chaque matin. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
. Déterminez votre objectif et mettez-le par écrit ;
. Définissez vos indicateurs de performance clés ;
. Fixez une date limite ;
. Dressez une liste des tâches à réaliser en vue d’atteindre votre objectif et classez-les en fonction de leur niveau de priorité. Les premières doivent être les plus difficiles ;
. Attaquez-vous d’abord à vos « grenouilles » et chaque matin faites une étape qui vous aide à atteindre votre objectif ;
. Faites un bilan à chaque fin de journée.
Le calendrier personnalisé
Pour mesurer et bien gérer votre temps, il n’y a rien de mieux qu’un calendrier personnalisé en ligne. Divers sites proposent des calendriers en ligne que vous pouvez personnaliser à votre guise et selon vos envies. Ainsi, vous avez la possibilité de définir vos différentes tâches et de les prioriser en fonction de vos objectifs et du temps imparti.